L'Evaluateur Medico Social

L’évaluation quinquennale de la qualité dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) a pour objet d’apprécier la qualité des prestations délivrées par les ESSMS soumis à la présente procédure. La démarche d’évaluation portée par la Haute Autorité de santé (HAS) vise prioritairement à permettre à la personne accompagnée d’être actrice de son parcours, à renforcer la dynamique qualité au sein des établissements et services et à promouvoir une démarche porteuse de sens pour les ESSMS et leurs professionnels. L’évaluation consiste en une appréciation réalisée par un tiers extérieur indépendant, lors d’une visite au sein des ESSMS, tous les 5 ans. Ce tiers est nommé « l’organisme ». Il s’agit de l’organisme accrédité autorisé à réaliser des évaluations en ESSMS, conformément à ce qui est prévu par l’article 1er du décret n°2022-742 du 28 avril 2022.

Pour 7 raisons :
1. Démontrer le niveau de qualité des prestations dispensées aux personnes accompagnées et ce par grandes thématiques
2. Permettre à la personne d’être actrice de son parcours et rassurer vos usagers et leur famille sur la capacité de votre établissement ou service à réaliser des prestations de qualité
3. Engager votre établissement ou service dans une réelle démarche d’amélioration continue et promouvoir une démarche porteuse de sens pour vos professionnels et votre établissement ou service
4. Positionner et différencier votre établissement ou service pour offrir vos services à de nouveaux usagers ou personnes accompagnées
5. Renouveler son autorisation et être conforme au Code de l’action sociale et des familles
6. Intégrer un réseau de professionnels du social et médico-social « évalué »
7. Refocaliser votre action autour de la personne accompagnée

La date butoir est communiquée par l’arrêté de programmation de l’autorité de tarification et contrôle. 

L’organisme doit pouvoir démontrer, à tout moment, pour lui-même et pour ses intervenants mandatés pour l’évaluation des ESSMS, qu’ils interviennent de manière objective et impartiale et qu’ils n’ont pas agi en tant que conseiller (assistance conseil, consulting, coaching, formation) pour l’ESSMS ou l’organisme gestionnaire de l’ESSMS durant les 24 mois précédant la visite et les 12 mois suivant la visite d’évaluation.

ETIKEVAL est spécifiquement dédiée à l’évaluation des ESSMS et l’amélioration de l’accompagnement des usagers des ESSMS :
🔹Structurellement impartial, (pas de conseil, pas de formation),
🔹Exclusif à l’évaluation des ESSMS, composée d’intervenants tous imprégnés d’une très forte culture empathique médico-social,
🔹Proposant un service efficient entièrement digitalisé
🔹Mettant la personne accompagnée et sa situation de vie au cœur de l’évaluation.

La prestation d’évaluation d’ETIKEVAL a été bâtie sur 3 piliers 4 valeurs

Les piliers :

– Un service client de grande proximité, accessible directement, humain et dédié
– Une expertise incontestable et harmonisée de nos intervenants
– Une digitalisation intégrale de nos process de la demande jusqu’à la livraison du rapport

Nos valeurs :
Ecoute : l’expérience de nos intervenants les a tous imprégnés d’une très forte culture empathique médico-social. Evaluateur oui, mais expert du social et médico-social d’abord.

Efficience : Etikeval apporte à l’évaluation toute la simplicité et l’efficacité d’un service entièrement digitalisé, de la planification de l’évaluation dans NOE, jusqu’à l’émission du rapport dans Synaé

Exclusif : Etikeval a été spécifiquement créé pour mener les évaluations selon le nouveau référentiel 2022 de la HAS. Etikeval est donc idéalement calibrée pour devenir LE spécialiste de l’évaluation des ESSMS. 

Ethique : La personne accompagnée et sa situation de vie est au cœur de l’évaluation et de fait la réflexion éthique l’est aussi. C’est pour intégrer cette valeur au cœur même de l’organisme que nous avons choisi le nom : ETIKEVAL. 

1. Contactez ETIKEVAL directement par téléphone ou formulaire/email.
2. Renseignez 3 informations clés N° Finess-ETP-Nombre d’usagers
3. Recevez un premier programme d’évaluation
4. Validez la proposition en la signant – elle devient contrat d’évaluation.
5. Figez les dates d’évaluation d’un accord commun. 

L’évaluation est planifiée une fois que vous avez validé la proposition et signez le contrat d’évaluation. 

Préparer l’évaluation consiste à atteindre 3 objectifs :
1. Le premier, consiste à maîtriser le nouveau référentiel d’évaluation des ESSMS publiée par la HAS le 8 Mars 2022

2. Le deuxième consiste à établir un plan d’action détaillé par critères ou objectifs démontrant à chaque fois l’engagement du processus d’amélioration et recensant les preuves.

3. Le troisième consiste à maîtriser l’évaluation en tant que situation.
Pour atteindre le premier et deuxième objectif, il est possible d’agir en autonomie en menant ses propres auto-évaluations en s’appuyant sur le Manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux publié en mars 2022 ou d’être accompagné par un consultant. Pour le troisième objectif ETIKEVAL, vous propose en option une évaluation à blanc. Vous pouvez également réaliser une pré-évaluation avec un consultant externe (non ETIKEVAL) qui pourra vous conseiller plus en profondeur .

Pour le deuxième objectif, ETIKEVAL vous proposera un stockage centralisé et structuré par chapitres et thématiques de vos preuves dans un espace client dédié à votre évaluation (uniquement pour les chapitres professionnels et gouvernance). Cela vous permettra d’élaborer méthodiquement la description du dispositif et de saisir les preuves.
Sans constituer des actions de conseils qui pourraient présenter un réel conflit d’intérêt, nos méthodes vous permettront d’aborder l’évaluation sereinement comme un exercice constructif, et ne pas la subir.

La préparation : le plus souvent faite à distance, le temps dédié à cette phase doit permettre aux évaluateurs de collecter tous les documents nécessaires à son évaluation et faciliter les rencontres.

L’évaluation : L’organisme et l’ESSMS définissent conjointement un planning détaillé de la visite d’évaluation (enchaînement et répartition des séquences, personnes à rencontrer, intervenants de l’organisme mobilisé, lieux, etc.).
Les séquences à prévoir au planning sont de deux ordres :
– des séquences organisationnelles : séquences communes à toutes les visites d’évaluation (réunion d’ouverture, visite de la structure, débriefing journalier, bilan de fin de visite) ;
– des séquences d’investigations : entretiens à réaliser sur la base des critères d’évaluation applicables à l’ESSMS évalué et des méthodes d’évaluation définies, consultation documentaire et observations.

La rédaction : les évaluateurs d’Etikeval utiliseront autant que possible les moyens numériques pour saisir les informations recueillies en direct pendant l’évaluation.
Toutefois un temps de rédaction hors site peut être défini afin de finaliser les données de sortie (correction saisie, réécriture) et d’intégrer les observations émises par l’ESSMS.

Pour chaque évaluation, l’un des 2 évaluateurs, au moins, a été confronté, lors de son expérience professionnelle antérieure, aux publics accompagnés ou aux soins dispensés dans l’établissement.

L’intervenant ETIKEVAL veillera à installer les conditions d’un échange constructif avec la personne accompagnée et les professionnels rencontrés. Il posera des questions ouvertes, non orientées, permettant l’expression du vécu de la personne. Ces questions peuvent être complétées par des questions fermées portant sur des éléments non abordés spontanément par la personne ou les professionnels.

L’intervenant procédera à l’investigation des différents éléments d’évaluation identifiés au travers de questions évaluatives adaptées et ajustées au cadre d’intervention et aux missions de l’ESSMS évalué, ainsi qu’au profil des personnes rencontrées.

Il favorisera l’installation d’un climat de confiance facilitant les échanges, sans culpabilisation de la personne et des professionnels ni jugement sur les réponses apportées.

Enfin ETIKEVAL à conscience que l’évaluation des ESSMS, subordonnant votre autorisation, peut représenter un enjeu considérable. Nous savons aussi que l’évaluation peut constituer une contrainte et être subie. C’est pour cela qu’ETIKEVAL, ses assistants d’évaluation et ses évaluateurs mettront un point d’honneur à vous rassurer et vous expliquer avant, pendant et après l’évaluation chaque phase du processus d’évaluation. 

A l’issue de l’évaluation l’ESSMS transmet le rapport d’évaluation à l’autorité compétente, ainsi qu’un plan d’action spécifique défini pour chacun des critères impératifs faisant l’objet d’un formulaire dans le rapport d’évaluation, dont les mesures correctives mises en place.
L’autorité compétente peut, à réception, mener toute investigation complémentaire nécessaire lui permettant de s’assurer de l’adéquation du plan d’action défini par l’ESSMS, des mesures correctives apportées et des échéances fixées.

Lors d’une évaluation le plus gros enjeu pour un établissement ou service est d’avoir choisi un organisme d’évaluation qui leur attribue des évaluateurs ayant une grande capacité d’écoute et de compréhension. Qu’est ce que cela signifie dans le cadre d’une évaluation ?

1. Etre capable de poser des questions ouvertes compréhensibles par la personne accompagnée ou le professionnel
2. Savoir fermer ses questions progressivement pour recentrer les réponses sur des éléments côtables
3. Pratiquer une écoute empathique et savoir reformuler
4. Savoir en même temps prendre des notes directement dans Synae
5. Respecter le rythme intense de l’évaluation – 5 mns par critères
6. S’appuyer sur des éléments normés ou preuves pour attribuer une côtation. Eléments qui ont été systématisés et partagés au sein d’ETIKEVAL afin de préserver l’homogénéité des évaluations.

Ce sont ces 6 points qu’ETIKEVAL veille à transmettre à ses intervenants lors du processus d’intégration et de formation récurrentes.

Les établissements ou services concernés adressent 6 grandes catégories de publics : personnes âgées, personnes en situation de handicap adultes, personnes en situation de handicap enfants, protection de l’enfance, protection judiciaire de la jeunesse et personnes en difficultés spécifiques.

L’article Article L312-1 du Code de l’action sociale et des familles dans sa version du 23 Février 2022, liste les établissements ou services sociaux :

I. Sont des établissements et services sociaux et médico-sociaux, au sens du présent code, les établissements et les services, dotés ou non d’une personnalité morale propre, énumérés ci-après :

1° Les établissements ou services mettant en œuvre des mesures de prévention au titre de l’article L. 112-3 ou d’aide sociale à l’enfance en application de l’article L. 221-1 et les prestations d’aide sociale à l’enfance mentionnées au chapitre II du titre II du livre II, y compris l’accueil d’urgence des personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille ;
2° Les établissements ou services d’enseignement qui assurent, à titre principal, une éducation adaptée et un accompagnement social ou médico-social aux mineurs ou jeunes adultes handicapés ou présentant des difficultés d’adaptation ;
3° Les centres d’action médico-sociale précoce mentionnés à l’article L. 2132-4 du code de la santé publique ;
4° Les établissements ou services mettant en œuvre les mesures éducatives ordonnées par l’autorité judiciaire en application de l’ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945 relative à l’enfance délinquante ou des articles 375 à 375-8 du code civil ou concernant des majeurs de moins de vingt et un ans ou les mesures d’investigation préalables aux mesures d’assistance éducative prévues au code de procédure civile et par l’ordonnance n° 45-174 du 2 février 1945 relative à l’enfance délinquante ;
5° Les établissements ou services :
a) D’aide par le travail, à l’exception des structures conventionnées pour les activités visées à l’article L. 322-4-16 du code du travail et des entreprises adaptées définies aux articles L. 323-30 et suivants du même code ;
b) De réadaptation, de préorientation et de rééducation professionnelle mentionnés à l’article L. 323-15 du code du travail ;
6° Les établissements et les services qui accueillent des personnes âgées ou qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l’insertion sociale ;
7° Les établissements et les services, y compris les foyers d’accueil médicalisé, qui accueillent des personnes handicapées, quel que soit leur degré de handicap ou leur âge, ou des personnes atteintes de pathologies chroniques, qui leur apportent à domicile une assistance dans les actes quotidiens de la vie, des prestations de soins ou une aide à l’insertion sociale ou bien qui leur assurent un accompagnement médico-social en milieu ouvert ;
8° Les établissements ou services comportant ou non un hébergement, assurant l’accueil, notamment dans les situations d’urgence, le soutien ou l’accompagnement social, l’adaptation à la vie active ou l’insertion sociale et professionnelle des personnes ou des familles en difficulté ou en situation de détresse ;
9° Les établissements ou services qui assurent l’accueil et l’accompagnement de personnes confrontées à des difficultés spécifiques en vue de favoriser l’adaptation à la vie active et l’aide à l’insertion sociale et professionnelle ou d’assurer des prestations de soins et de suivi médical, dont les centres de soins, d’accompagnement et de prévention en addictologie, les centres d’accueil et d’accompagnement à la réduction des risques pour usagers de drogue, les structures dénommées  » lits halte soins santé « , les structures dénommées  » lits d’accueil médicalisés  » et les appartements de coordination thérapeutique ;
10° Les foyers de jeunes travailleurs qui relèvent des dispositions des articles L. 353-2 et L. 831-1 du code de la construction et de l’habitation ;
11° Les établissements ou services, dénommés selon les cas centres de ressources, centres d’information et de coordination ou centres prestataires de services de proximité, mettant en œuvre des actions de dépistage, d’aide, de soutien, de formation ou d’information, de conseil, d’expertise ou de coordination au bénéfice d’usagers, ou d’autres établissements et services ;
12° Les établissements ou services à caractère expérimental ;
13° Les centres d’accueil pour demandeurs d’asile mentionnés à l’article L. 348-1 ;
14° Les services mettant en œuvre les mesures de protection des majeurs ordonnées par l’autorité judiciaire au titre du mandat spécial auquel il peut être recouru dans le cadre de la sauvegarde de justice ou au titre de la curatelle, de la tutelle ou de la mesure d’accompagnement judiciaire ;
15° Les services mettant en œuvre les mesures judiciaires d’aide à la gestion du budget familial ;
16° Les services qui assurent des activités d’aide personnelle à domicile ou d’aide à la mobilité dans l’environnement de proximité au bénéfice de familles fragiles et dont la liste est fixée par décret ;
17° Les établissements ou services mettant en œuvre des mesures d’évaluation de la situation des personnes se présentant comme mineures et privées temporairement ou définitivement de la protection de leur famille.

Oui si votre établissement ou service est un ESSMS selon la liste définie dans l’article L312-1 du Code de l’action sociale et des familles dans sa version du 23 Février 2022. Selon l’article L313-1 du CASF le renouvellement, total ou partiel de l’autorisation, est exclusivement subordonné aux résultats de l’évaluation quinquennale.

Autour de :

• 3 chapitres

– La personne accueillie ou accompagnée
– Les professionnels
– L’établissement ou le service social ou médico-social

• 9 thématiques
• 42 objectifs
• 157 critères
• 139 critères standards
• 18 critères impératifs
  

Le rapport d’évaluation quinquennale s’obtient auprès d’ETIKEVAL. A l’issue de son évaluation l’ESSMS démontre le niveau de qualité des prestations délivrées aux personnes accompagnées.
Lors de l’évaluation, les 2 évaluateurs (a minima), au travers d’un questionnement aux personnes accompagnées, aux professionnels de santé et à la gouvernance, passent en revue et côtent 157 critères dont 139 standards et 18 impératifs, organisés en 3 chapitres, 9 thématiques, 42 objectifs. Le croisement des réponses et des observations permet l’émission finale d’un rapport qui offre une vue à 360° sur le niveau de prestation proposée.

Contrairement à d’autres référentiels de certification qui fixent les méthodes de détermination des durées, le nouveau référentiel de la HAS est silencieux sur les durées nécessaires pour passer en revue l’ensemble des critères. Cette tâche est laissée aux organismes d’évaluation. On estime que la durée moyenne d’une évaluation si situe à 4 ou 5 jours pour 2 évaluateurs. Toutefois la durée de l’évaluation dépend principalement de la taille de votre service ou établissement et de la variété des soins dispensés. 

Au moment de la demande, vous devez nous communiquer un ensemble d’informations précises collectées dans un « formulaire de demande ». Malgré son apparence administrative, le détail des informations recueillies permettra d’ajuster au mieux les durées d’évaluations et de les déterminer dans les règles de l’art. Etikeval attache une grande importance dans le recueil en amont de toutes ces informations qui détermineront le degré de profondeur et donc de qualité de service d’évaluation proposée. 

ETIKEVAL ne peut pas vous aider à concevoir le dispositif. De nombreux consultants vous proposent leurs services. Pour vous aider à choisir, ETIKEVAL vous propose de choisir ce consultant dans une liste mise à votre disposition une fois le contrat d’évaluation signé. 

La composition de l’équipe d’évaluation ne peut être inférieure à deux intervenants.
L’un des intervenants membre de l’équipe d’évaluation est désigné coordonnateur de la visite.
C’est le coordonnateur qui répartit les grilles d’évaluation entre évaluateur et coordonnateur et qui finalement organise l’ensemble de l’évaluation.

Lorsque, au cours de l’évaluation, les intervenants de l’organisme d’évaluation côtent un ou plusieurs critères impératifs à 1, 2 ou 3, ils ont l’obligation de compléter un formulaire « critère impératif » dans Synaé, pour chacun de ces critères. Étant précisé que les éléments d’évaluation d’un critère impératif ne peuvent être cotés « NC » (non-concerné) par l’intervenant. L’élaboration du formulaire « critère impératif » peut nécessiter des investigations complémentaires. Pour ce faire, les intervenants peuvent rencontrer et échanger avec toute personne ou instance permettant de compléter les données recueillies et de récupérer des éléments d’information complémentaires.

Les intervenants doivent impérativement en faire état à la gouvernance, lors de la synthèse quotidienne.
Le(les) formulaire(s) « critère impératif » complété(s) est(sont) intégré(s) au rapport d’évaluation qui sera remis par l’organisme à l’ESSMS.

La cotation égale à 1, 2 ou 3 d’un critère impératif et la production d’un formulaire « critère impératif » associé, impose à l’ESSMS l’obligation d’élaborer un plan d’action spécifique.

L’ESSMS, lors de la transmission du rapport d’évaluation à l’autorité compétente, doit également transmettre un plan d’action spécifique défini pour chacun des critères impératifs faisant l’objet d’un formulaire dans le rapport d’évaluation, dont les mesures correctives mises en place.

L’autorité compétente peut, à réception, mener toute investigation complémentaire nécessaire lui permettant de s’assurer de l’adéquation du plan d’action défini par l’ESSMS, des mesures correctives apportées et des échéances fixées.

Le rapport d’évaluation est transmis par l’organisme à l’ESSMS à l’issue de la visite d’évaluation réalisée par ses intervenants.
Il reprend l’ensemble des données recueillies et répertoriées sur la plateforme Synaé.
Il vise à mettre en exergue le niveau de qualité atteint par l’ESSMS évalué, par la mise en relief de la cotation des éléments d’évaluation du référentiel.
Les différentes parties qui composent le rapport d’évaluation sont :
– la présentation de l’ESSMS évalué ;
– la cotation des différents critères et objectifs du référentiel ;
– un focus sur les critères impératifs ;
– une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation ;
– le niveau global atteint par l’ESSMS ;
– les observations émises par l’ESSMS.

Le rapport est automatiquement généré par la plateforme Synaé à partir des éléments saisis par les intervenants de l’organisme et les observations rédigées par l’ESSMS.
Les résultats sont présentés sous forme graphique par chapitre :

Le rapport présente la synthèse des résultats de l’évaluation des trois chapitres du référentiel d’évaluation.
Une appréciation générale sur le niveau de maturité atteint par l’ESSMS et la dynamique d’amélioration continue de la qualité portée est rédigée par les intervenants de l’organisme.

L’évaluation des ESSMS est basée sur un système de scoring de 157 critères comportant chacun 2 ou 3 éléments à coter par les évaluateurs. Pour mener efficacement l’évaluation en respectant le planning contracté, l’évaluateur ne peut que passer 5 mn par critère, quitte à paraitre parfois expéditif.

Même si le nombre de critères à évaluer est spécifique à la catégorie de votre établissement, il sera toujours au dessus de 129. Un simple calcul nous permet de dire qu’un temps incompressible de 11 heures soit 2 jours d’évaluation est à prévoir, hors toute autre contingence, hors préparation, hors relecture rapport, hors coordination .